Informace o zpracování osobních údajů

20.06.2018

Informace o zpracování osobních údajů

  

Správce údajů:

ID auto s.r.o., IČ: 263 08 339, Sídlo: Popelova 51, Brno 620 00 

mail: servis@idauto.cz

tel.: +420 547 514 851 

 

 

1. Kdo zpracovává Vaše údaje? 

ID auto s.r.o., Popelova 51, Brno 620 00, IČ: 263 08 339 a další zpracovatelé a společní správci uvedení v bodě 5.

 

 

2. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?

2.1. Zpracování osobních údajů bez nutnosti zvláštního souhlasu

Do této části patří zpracování, které souvisí s nabídkou a poskytováním našich služeb (uzavřením a plněním smlouvy). To zahrnuje především nabízení možnosti servisu vozidel Toyota a Lexus, prodej ojetých vozů Toyota a Lexus, zprostředkování prodeje vozidel, prodej příslušenství vozidel, asistence při řešení škodních událostí vozidel, zprostředkování pojištění vozidel, zprostředkování financování (úvěr, leasing) vozidel a další služby spojené s provozem vozidel. Na základě toho zpracováváme vaše osobní údaje, jako např. jméno a příjmení, datum narození, adresa bydliště či sídla, IČ, e-mailová adresa, telefonní číslo, bankovní spojení a v případě, že je to nutné i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob. Dále zpracováváme údaje o vozidle – VIN, RZ, model, barva vozu, kód barvy, číslo motoru, datum uvedení do provozu, interiér, kód interiéru, výbava, datum garanční či servisní opravy, doba trvání asistenční služby, počet najetých km, vyměněné náhradní díly apod.

Bez zpracování těchto údajů vám nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme vám naše služby poskytnout či s vámi smlouvu vůbec uzavřít. 

 

Dalším důvodem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo práv a zájmů dalších osob. Pod tento základ spadají následující operace: 

 

-  přímý marketing zahrnující nabídku našich produktů nebo služeb či služeb a produktů přímo

   souvisejících; 

-  určení, obhajoba a vymáhání práv souvisejících s naší činností nebo poskytnutými finančními 

   službami;

-  interní funkce nezbytné pro naši činnost, a to i našich partnerů jako jsou audit, controlling, provoz IT,

   účetnictví, daně, administrativa atp.)

-  vyhodnocování a zlepšování kvality našich služeb, reklamací, průzkum spokojenosti zákazníků apod.

 

 

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.  

 

Právní předpisy nám rovněž v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem: 

  1. Plnění povinnosti odborné péče z provozu vozidel, při zprostředkování finančních a pojistných služeb a dalších obdobných produktů 
  2. Uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.)
  3. Plnění obecných právních povinností (např. při zpracování informací v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti)
  4. Identifikace zákazníků podle předpisů o boji proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu 

 

 

2.2. Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů 

 

Pokud nemáme ke zpracování jiný právní základ (viz výše), provádíme ho s vaším souhlasem. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné, nicméně v některých případech může být předpokladem sjednání a poskytování služby. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat, na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv. 

 

S vaším souhlasem můžeme zpracovávat údaje pro tyto účely: 

  1. Nepřímý marketing – nabídka služeb a produktů, novinky o činnosti a akcích nebo jiná obchodních sdělení spolupracujících obchodních partnerů. Pokud zpracovávají osobní údaje partneři a spoléhají na daný souhlas, budou uvedení v konkrétním souhlasu.  Souhlas se uděluje na dobu neurčitou s tím, že je možné ho kdykoli odvolat (způsob odvolání naleznete v bodě 8.). Oslovování probíhá elektronickou nebo i jinou formou specifikovanou v souhlasu. K oslovování se využívají osobní údaje v rozsahu specifikovaném v souhlasu. K marketingu se nevyužívají osobní údaje zvláštní kategorie, není-li přímo v souhlasu uvedeno jinak. 

 

  1. Zpracování údajů zvláštní kategorie v pojištění – v některých případech (např.poskytnutí slevy osobám se ZTP) je nezbytné zpracovat údaj o zdravotním stavu zájemce (resp. pojištěných osob). Zpracování těchto údajů provádí zpravidla přímo distributor a my jen zprostředkováváme předání nezbytných údajů. 

  

 

3. Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečeny?

 

Vaše údaje jsou uchovávány a zabezpečeny v souladu s platnými zákony a nařízením GDPR. Používáme přiměřené a vhodné fyzické, technické a administrativní postupy pro zabezpečení shromažďovaných a zpracovávaných údajů tak, abychom zabránili neoprávněnému přístupu nebo zpřístupnění a zajistili, že vaše údaje budou využity jen oprávněným způsobem. Společnost ID auto uchovává údaje tak dlouho, dokud mají legitimní obchodní účel.

 

 

4. Odkud údaje získáváme?

 

Osobní údaje získáváme: 

   a. Přímo od Vás při zprostředkování služeb, vytváření nabídek nebo při uzavření a plnění smlouvy

   b. Z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, popř. webových stránek (především obchodní

       či živnostenský rejstřík) 

   c. V případě šetření škodních událostí od poskytovatele pojištění, od poškozených osob, 

       od správních orgánů (policie, soudy, obecní úřady apod.), svědků a 

       dalších účastníků události, 

   d. Od jiných osob, pokud je to nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, pokud tak stanoví právní

       předpisy anebo pokud k tomu dáte souhlas. 

 

  

5. Komu můžeme údaje předat? 

 

Zpracovatelé a společní správci Osobní údaje mohou vedle nás, našich zaměstnanců a osob pro nás činných zpracovávat také naši smluvní zpracovatelé nebo společní správci, kteří se podílejí na zajištění našich služeb. Jedná se zejména o: 

- Toyota Central Europe - Czech s.r.o., dealer/partner skupiny Toyota a Lexus

- poskytovatele IT služeb a technologií sloužících ke zpracování osobních dat 

- dodavatele služeb nezbytných pro provoz společnosti jako např. administrativa, účetnictví apod.

- další osoby, pokud k tomu dáte souhlas nebo mají jiný právní titul k získání vašich údajů. 

Mlčenlivost 

Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní mlčenlivostí.

 

 

 6. Kdy můžeme předat údaje do zahraničí? 

 

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU, Evropského hospodářského prostoru (EHP), poskytovatelům IT technologií a dalším zpracovatelům nebo správcům.  V souladu s právními předpisy, nebo pokud s tím souhlasíte, můžeme osobní údaje předávat i do zemí mimo EU/EHP. To se bude týkat zejména případů, kdy ve vztahu figuruje nějaký zahraniční prvek (škodní událost, která nastala v zahraničí apod.). V takové situaci je k plnění našich smluvních závazků a ochraně našich a vašich práv nutné získat nebo předat údaje do zahraničí. V ostatních případech bude předání nezbytné pro plnění našich vzájemných závazků nebo určení, výkon a obhajobu práv. Osobní údaje předáme do zahraničí vždy jen po zajištění odpovídajícího zabezpečení a doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy. 

 

 

7. Jak dlouho máme údaje u sebe? 

 

Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění smluvních nebo i mimosmluvních závazků (pro zjednodušení dále jen smlouva). Po skončení smlouvy se osobní údaje dále zpracovávají z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Tato doba je primárně určena podle promlčecích lhůt stanovených zákonem nebo smlouvou. Lhůty se mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinni údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).  

V případě udělení souhlasu ke zpracování k určitým účelům je doba zpracování dána trváním souhlasu, není-li přímo u souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoli odvolat a tím zpracování ukončit. 

   

 

8. Jaká jsou vaše práva? 

 

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů můžete využít následující práva: 

 

Právo na informace    

Máte právo obdržet informace před zpracováním i během zpracování na vaši žádost. 

Na žádost vám sdělíme, zda vaše osobní údaje zpracováváme a dále, pokud o to požádáte, informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích, době uchování, vašich právech včetně možnosti se obrátit na dozorový úřad, zdrojích údajů, automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace. 

 

Právo na přístup        

Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o vás zpracovávány. 

 

Právo na opravu            

Správce by měl zpracovávat přesné údaje, při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu. 

 

Právo na výmaz (být zapomenut)

Máte právo na vymazání svých údajů, ale jen tehdy pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který správce může použít (včetně ochrany svých oprávněných zájmů a práv). 

 

Portabilita                  

Máte právo obdržet zpracovávané údaje, které se zpracovávají na základě souhlasu nebo na základě uzavření nebo plnění smlouvy a které jste sami poskytli nebo které přímo vyplývají z vaší činnosti, ve strojově čitelném formátu. Platí jen pro automatizovaně zpracovávané údaje. 

 

Právo vznést námitku 

Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví. 

 

Právo na odvolání souhlasu         

V případě zpracování založeného na vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat a to emailem, telefonicky nebo písemně.

  

Právo na omezení        

Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud 

- popíráte přesnost údajů, a to do doby, než správce přesnost ověří 

- údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků 

- jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad vašimi oprávněnými zájmy 

- zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování. 

 

Automatizované individuální rozhodování

V případě, kdy dochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které pro vás má podstatné důsledky (např. by vedlo k neuzavření smlouvy k zamítnutí výplaty plnění, změně podmínek sjednané služby apod.) máte právo nechat takové rozhodnutí přezkoumat, vyjádřit se k němu a případně ho napadnout. 

 

Právo obrátit se na dohled, soud         

Můžete se obrátit na dohledový úřad (Úřad na ochranu osobních údajů www.uoou.cz) nebo soud.

 

 

Jak můžete svá práva uplatnit? 

 

Vaše žádosti týkající se zpracování osobních údajů vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení takové žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud to nastane, informujeme vás o takovém prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. 

Kontakty jsou uvedeny v záhlaví dokumentu.  

 

 

Jak můžete svůj souhlas odvolat?

Ze záložky Odvolání souhlasu prosím použijte formulář, vyplňte jej a vhodnou formou zašlete na adresu správce údajů, uvedené v záhlaví dokumentu.

 

 

9. Co když se něco změní? 

 

Pokud by došlo k zásadní změně zpracování osobních údajů, budeme vás o tom informovat aktualizací tohoto dokumentu případně přímým sdělením. 

  

 

 

 Tato  Informace o zpracování osobních údajů je platná a účinná od 25.5.2018.